VMDG

-PROJECTCASUS 2-

Centraal Online Reserveren

Probleem

Om de voorspelbaarheid van de restaurant operatie te vegroten is gedegen inzicht noodzakelijk. Gasten kunnen reserveren via een centraal telefoonnummer of bij het restaurant gedurende openingstijden.  Voor gasten met kinderen (80% doelgroep) is reserveren  belangrijk zodat ze niet voor een vol restaurant komen te staan met kinderen.


Strategie

Meer gasten stimuleren te reserveren door het makkelijker en toegankelijker te maken zodat het aantal reservering groeit en de voorspelbaarheid van drukte toeneemt.


Oplossing

In 2015 maken we een bewuste keuze om alle reserveringen te gaan organiseren in een geautomatiseerd en centraal online reserveringssysteem. We plaatsen bij iedere outlet een computer terminal direct aan de entree van de outlet. Papieren, offline, versies behoren dan tot het verleden. Tegelijkertijd introduceren we een gasten app waarin voor gasten alle horeca informatie beschikbaar is én de optie is aangeboden om direct en realtime te reserveren, 24/7.


Resultaat

  • Gasten zijn in staat om altijd en overal een reservering te maken. Belangrijk voor hen omdat je met kleine kinderen de garantie(veiligheid) van een plekje wilt borgen. Het wordt voor gasten dus beduidend makkelijker en comfortabeler om te reserveren. 
  • Als meer gasten reserveren wordt de operatie en productie van de restaurantoperatie voorspelbaarder. Je kunt nauwkeuriger mise en place maken en de roosterbezetting optimaal laten aansluiten op de vraag. Minder verspilling van uren en voedsel zijn het gevolg.
  • Het managen van beschikbare stoel of restaurantcapaciteit is waarschijnlijk de belangrijkste ‘win’. Door de capaciteit in shiften te organiseren en te spelen met het aantal beschikbare tafels kun je shifts optimaal bezetting. Daarmee kunnen pieken en dalen in vraag afgevlakt worden. Over en ondercapaciteit in roostering of keukenproductie behoort tot het verleden. Maximale omzet tegen optimale kosten is het gevolg. 


  • Nee verkopen aan de deur behoort tot het verleden. In iedere outlet is nu zichtbaar in welke andere outlet wél plek is of wanneer die beschikbaar komt. Gassttevredenheid neemt toe en omzet lekkage wordt structureel teruggedrongen.
  • Opgebouwde reserverings historie vormt een acurate informatiebron voor de rooster prognose: vooraf de optimale medewerker inzet op basis van ervaring uit het verleden.  Kwaliteit, omzet en kosten zijn vooraf stuurbaar. 
  • Handzamere Tablets vervingen een jaar later de Computer terminals voor (online) gebruiksgemak. 
  • Reserveringsoftware is doorgaans beschikbaar als PaaS oplossing. Gebruik geschiedt op basis van een periode abonnement per unieke locatie. Het vraagt dus geen investering afgezien van de benodigde hardware(tablets)
  • Gasten doen het werk wat medewerkers eerder deden(telefonische beschikbaarbaarheid, n.a.w. registratie, bevestiging, reserveringslijsten etc.). dat reduceert een aanzienlijk aantal uren. De  beschikbare realtime informatie zorgt voor een versnelling van het ontvangstprocedure aan de deur.